Bien animer une réunion de travail

 L'objectif d'une réunion de travail est de faire partager à un groupe de personnes des informations utiles, en relation avec leur travail. Pour présider une réunion de travail il convient de tout planifier, mais surtout de respecter certaines règles. Cela fait partie du métier de manager mais, ponctuellement, d'autres collaborateurs peuvent être amenés à tenir ce rôle. Conseils de Karen Arman, coach en entreprise. 

1. Comment préparer la réunion de travail ?

"Il faut choisir les participants à la réunion en fonction de la décision à prendre et structurer le temps avec un ordre du jour et en fixant des objectifs (par exemple : choisir le logiciel de traitement de paie ; mesurer l'avancement réel du projet au 1er décembre par rapport à ce qui était prévu etc.).""L'organisateur de la réunion doit prévoir le découpage du temps (tant de minutes accordées à telle question etc.). Dans son mail de convocation à la réunion, l'organisateur doit faire part de l'objectif, d'un ordre du jour détaillé, y joindre un tableau structurant et planifiant la réunion, et le cas échéant, des demandes de préparation ainsi que les documents à consulter avant la réunion."

• Posez-vous les bonnes questions

Premièrement, déterminez l'objectif de la réunion. Pensez d'ores et déjà aux thèmes à aborder : cela vous fera gagner beaucoup de temps et vous permettra de dégager des priorités.

• Établissez un ordre du jour

Conservez-le pendant le déroulement de la réunion, vous n'omettrez ainsi aucun point important. Pourquoi ne pas transmettre un résumé succinct de cet ordre du jour à vos collaborateurs ? Vous gagnerez du temps et de l'énergie, puisque chacun aura eu le temps de réfléchir aux problèmes ou aux suggestions qui leur seront soumis. Ils arriveront peut-être déjà avec des solutions, qui sait ?

2. Quelle durée pour une réunion de travail ?

Quelle est la durée idéale pour une réunion de travail ? Tout dépend de son objet."On ne peut pas être attentif au-delà de 1 ou 2 heures. Pour une réunion opérationnelle - avec une équipe qui se connaît déjà, comme une réunion de service hebdomadaire - 1 heure me paraît correct. On peut aussi faire des réunions de très courte durée, de 5 à 10 minutes, et plus souvent. Cela se fait beaucoup dans l'industrie, où elles se déroulent parfois même debout ! Imaginez la différence par rapport aux réunions où l'on est avachi sur son siège, avec café et petits fours à disposition ! Dans les bonnes pratiques japonaises, on s'enquiert de savoir si tout le monde est bien prêt pour la réunion et qu'au niveau logistique tout est opérationnel également. Si tel n'est pas le cas, la réunion est reportée. En effet, quel message je donne aux participants si je maintiens la réunion alors que certains d'entre eux ne l'ont pas préparée ni pris connaissance des documents envoyés au préalable ? Je serai obligé d'expliquer la teneur des documents et ainsi chambouler le planning prévu."Prévoyez des temps de pause. Au-delà d'une heure et demie, la concentration baisse et l'auditoire décroche. Pendant la réunion, vous pouvez vous servir de plusieurs outils pour retenir l'attention de tous : projections vidéo, jeux de rôles, mini-tests, distribution de propositions...

3. Adopter la réunion de travail par "processus délégués"

"La réunion par "processus délégués" est un processus intéressant à mettre en place, car le manager va déléguer un rôle précis à au moins 4 participants", explique Karen Arman.

• Le facilitateur. Emploi : collecte un ordre du jour et durant la réunion, il vérifie que tout le monde prend la parole. Il équilibre la circulation de l'information.
• Le maître de temps. Emploi : donne le rythme de la réunion en veillant à ce que le temps prévu pour chaque élément ne soit pas dépassé.
• Le pousse-décision. Emploi : relève les décisions.
• Le coach de réunion. Emploi : fait des propositions d'amélioration pour que la réunion suivante se passe mieux. Ces rôles tournent et ne sont pas attribués aux mêmes personnes.

"L'intérêt de ces réunions ? On participe vraiment et on apprend à organiser le travail de groupe. Une fois que l'équipe a rôdé cette pratique, elle arrive à ne pas déborder du temps initialement prévu. De vraies décisions sont prises et conservées. Les participants observent que la réunion a été efficace. C'est motivant d'autant que les 4 participants ayant tenu ces rôles accèdent momentanément à des actions unitaires de management. C'est formateur pour eux ".

Pour résumer : prévoir et impliquer permet de mieux animer sa réunion de travail. 

Rédigé par La rédactionPublié le 25/10/2011